Тема 3

СУБД MS Access

Источник информации:

Учебник по информатике 12 класс, стр. 76-86

Видеоматериал

Учебный материал

Вопросы:

1. Возможности и режимы работы СУБД.
2. Интерфейс окна программы MS ACCESS.
3. Объекты СУБД MS ACCESS.
4. Основные типы данных СУБД MS ACCESS.
5. Основные свойства полей СУБД MS ACCESS.
6. Создание таблицы в СУБД MS ACCESS.
7. Особенности работы с таблицами в режиме Таблицы.
8. Особенности работы с таблицами в режиме Конструктора.
9. Понятие поле подстановок.
10. Работа с Мастером Подстановок.

В современном мире нужны инструменты, которые бы позволяли хранить, систематизировать и обрабатывать большие объемы информации, с которыми сложно работать в Excel или Word. Основными средствами, реализующими данный подход, является создание базы данных в Access.

СУБД Microsoft Access обладает мощными, удобными и гибкими средствами визуального проектирования объектов с помощью Мастеров, что позволяет пользователю при минимальной предварительной подготовке довольно быстро создать полноценную информационную систему на уровне таблиц, запросов, форм и отчетов.

К основным возможностям СУБД Microsoft Access можно отнести следующие:

ü  Проектирование базовых объектов – двумерные таблицы с полями разных типов данных.

ü  Создание связей между таблицами, с поддержкой целостности данных, каскадного обновления полей и каскадного удаления записей.

ü  Ввод, хранение, просмотр, сортировка, изменение и выборка данных из таблиц с использованием различных средств контроля информации, индексирования таблиц и аппарата алгебры логики.

ü  Создание, модификация и использование производных объектов (запросов, форм и отчетов).

Рассмотрим окно приложения Microsoft Access 2007. 

В верхней части окна расположены: кнопка Office (1), панель быстрого доступа(2) с пиктограммами (сохранить, отменить), Строка заголовка(3) и кнопки изменения размеров окна(4).

Ниже расположена Лента(5), которая состоит из вкладок (Главная, Создание, Внешние данные, работа с базами данных и другие вкладки, которые появляются в зависимости от режима работы). В приложении Access 2007 применяются контекстные инструменты, которые появляются при работе с определенным объектом. Так, например, при работе с таблицей появляются контекстные инструменты для объекта Таблица под названием Работа с таблицами(6), которые имеют две вкладки: Режим таблицы и Конструктор.

На Ленте отображаются определенные наборы команды в зависимости от того, какая вкладка выбрана. Группы команд на выбранной вкладке сгруппированы по выполняемым действиям. Так на вкладке Режим таблиц отображаются группы команд Представление, Поля и столбцы,  Форматирование и тип данных, Связи. Имена перечисленных групп команд отображаются внизу Ленты.

Под лентой расположены слева Область переходов(7), а справа Окно редактирования(8), в котором отображается редактируемый объект. В области переходов находятся все объекты Access (таблицы, формы, запросы, отчеты и т.д.). В списке Все объекты Access(9) можно выбрать требуемый объект. При двойном щелчке на имени объекта в области переходов этот объект будет отображаться в окне редактирования. Внизу окна Access расположена Строка состояния(10) и Кнопки режимов(11) просмотра.

Основные объекты БД MS ACCESS:

1)      Таблицы – основная часть любой реляционной БД (состоит из строк – записей и столбцов – полей).

2)      Запросы – используются для выборки, поиска, сортировки данных.

3)      Формы – используются для удобного представления и ввода информации на экране.

4)      Отчеты – предназначены для вывода данных на печать.

5) *Макросы - это макрокоманды. Если какие-то операции с базой производятся особенно часто, имеет смысл сгруппировать несколько команд в один макрос и назначить его выделенной комбинацией клавиш.

6)     *Модули - это программные процедуры, написанные на языке Visual Basic.

Состав (структура) таблицы определяется в области проекта таблицы, которая состоит из трех колонок:

Ø     Имя поля;

Ø     Тип данных;

Ø     Описание.

Типы данных необходимо выбрать из раскрывающегося списка:

 При работе с базой данных Access допустимы следующие типы данных:

Основные свойства полей MS Access:

Свойство Размер поля позволяет для текстового и числового поля уточнить тип данных или размер, задает максимальный размер данных, сохраняемых в поле.

Для поля с типом данных Числовой можно задать:

1.      Байт для целых чисел от 0 до 255, длина поля 1 байт;

2.      Целое для целых чисел от –32 768 до +32 767, занимает 2 байта;

3.      Длинное целое для целых чисел от –2 147 483 648 до +2 147 483 647, занимает 4 байта;

4.      Одинарное с плавающей точкой для чисел от –3,4 1038 до +3,4 1038 с точностью до 7 знаков, занимает 4 байта;

5.      Двойное с плавающей точкой для чисел от –1,797 10308 до +1,797 10308 с числом отображаемых десятичных знаков до 15, занимает 8 байтов;

6.      Действительное для целых чисел от –1038 до +1038 (при работе с проектами, которые хранятся в файлах типа adp) и от –1028 до 1028 (mdb и accdb) с числом отображаемых десятичных знаков до 28, занимает 12 байтов;

7.      Код репликации занимает 16 байтов. Эти длинные генерируемые случайным образом значения обеспечивают малую вероятность их совпадения. Поля такого типа используются Access для создания системных уникальных идентификаторов реплик, наборов реплик, таблиц, записей и других объектов при репликации баз данных. Могут быть использованы в приложениях пользователя для идентификации строк таблицы, например для идентификации товаров.

Свойство Формат поля с помощью шаблона уточняет способ вывода данных поля. Доступно для всех типов полей, кроме Поле Объекта OLE. – В случае типов текстовый и поле Memo шаблон можно создать с помощью следующих символов:

Пример: Шаблон @@-@@-@@> выведет вместо текста abcdef текст AB-CD-EF.

Свойство Маска ввода используется для создания шаблона ограничения символов, которые можно вводить в поле. Для создания шаблонов допустимы следующие символы:

Примеры:

1. Шаблон >L<L0\S допускает строки из 4-х символов, первый из которых - прописная буква, второй - строчная буква, третий - цифра, а последний - буква S.

2. для записи телефонных номеров только в виде (+373 22) ХХ-ХХ-ХХ можно использовать шаблон "(+373 22)" 00\-00\-00.

Для создания новой пустой БД необходимо щелкнуть на пиктограмме "Новая БД" (шаг 1), справа в окне приложения появится текстовое поле с именем файла: База данных1.accdb и пиктограмма папки для сохранения файла в требуемый каталог(шаг 2). По умолчанию указано имя файла, имя каталога и диска, в котором будет сохранен файл. Имя файла, директории и диска для хранения файла можно изменить (шаг 3).

После выбора директории, диска, имени файла и формата БД надо щелкнуть на кнопке Создать (шаг 4). Файл базы данных с выбранным именем будет сохранен в указанную папку, и откроется окно Microsoft Access. В этом окне приложения отображается окно БД с назначенным именем на вкладке Режим таблицы и новая пустая таблица с именем Таблица1 в режиме таблица.

Далее необходимо перейти в режим Конструктор и создать структуру первой таблицы базы данных.

Как уже было отмечено, сущностями базы данных Access являются таблицы. С их помощью создаются другие объекты базы данных: запросы, формы, отчеты и др. Другими словами, реляционная БД не может существовать без таблиц.

Таблицы создаются пользователем для хранения данных. Каждому объекту концептуальной модели предметной области соответствует одна таблица, которая состоит из полей (столбцов) и записей (строк). Каждое поле содержит одну характеристику (один атрибут) объекта предметной области. В записи собраны сведения об одном экземпляре этого объекта.

Способы создания таблиц в СУБД MS Access:

Первой строке таблицы Access по умолчанию назначает поле первичного ключа. Для первичного ключа в свойствах поля устанавливается значение Индексированного поля:

ü  Нет.

ü  Да (Допускаются совпадения).

ü  Да (Совпадения не допускаются).

Для того чтобы ввести или отредактировать данные в таблице, ее необходимо открыть в режиме таблицы. Смена режимов Таблицы и Конструктора (структура таблицы) может осуществляться с помощью кнопки Режим на вкладке Главная 

При редактировании записи, слева от нее появляется указатель записи (УЗ), вид которого зависит от ее состояния:

Для быстрого управления записями можно использовать инструменты из нижней части окна таблицы: имеющие, соответственно, следующие функции (слева направо): 

-        выбор первой записи;

-        выбор записи, предшествующей текущей;

-        вывод порядкового номера текущей записи или выбор записи с порядковым номером;

-        выбор записи, следующей за текущей;

-        выбор последней записи;

-        добавление новой записи.

Ввод и редактирование записей осуществляется методами, свойственными работе с текстом. Не обязательно заполнять информацией все поля записи, за исключением поля первичного ключа (который не может быть пустым. Поле можно выбрать, щелкнув на его заголовок (ячейка, в которой выведено имя поля), а запись – щелкнув на ее заголовок (ячейка, в которой выводится указатель записи). Если, после выбора поля (записи), удерживать кнопку мыши нажатой и потянуть ее указатель к следующему полю (записи), то окажутся выбранными сразу два поля (записи).

 Над данными или записями можно осуществлять следующие операции:

1.      – добавление новой записи перед текущей;

2.      – удаление текущей записи;

3.      – заполнение полей;

4.      – копирование содержимого некоторой ячейки;

5.      – копирование записи.

Замечания:

1.При выполнении последней операции пользователь обязан изменить в новой записи содержание поля первичного ключа.

2.Некоторые из указанных выше операций могут быть выполнены и с помощью кнопок в ленте.

3.Для быстрого выполнения операций можно использовать и комбинации клавиш.

4. Все изменения записи автоматически сохраняются в момент перехода к другой записи или при закрытии таблицы.

5. При вводе данных первыми заполняются главные таблицы, а затем – "подчиненные".

Система Access выводит данные таблицы, соблюдая некоторые установки по умолчанию. Например, записи таблицы выводятся в возрастающем порядке значений поля первичного ключа, а поля следуют в том порядке, в котором были описаны при создании таблицы. Пользователь может изменить способ представления информации из таблицы. Точнее, допустимы следующие действия по изменению внешнего вида таблицы:

a) изменение порядка вывода полей;

b) изменение порядка вывода записей;

c) изменение высоты записи и ширины поля;

d) скрытие столбцов;

e) выборка записей.

Изменение порядка вывода полей осуществляется путем их перемещения. Чтобы переместить одно или несколько последовательных полей, выделим эти поля, затем, удерживая нажатой левую кнопку мыши, помещаем ее указатель на поле, перед которым хотим разместить выделенные поля. Чтобы записи появились в порядке возрастания (убывания) значений некоторого поля, выделим это поле, затем щелкнем на кнопке или в ленте на вкладке Главная. Похожим образом осуществляется упорядочивание записей по нескольким полям. Отметим, что в этом случае упорядочивание будет осуществляться в порядке слева направо, то есть значения полей справа будут учитываться лишь тогда, когда значения поля слева совпадают.

Действия по изменению высоты записей и ширины полей похожи на изменения высоты строк и ширины столбцов в редакторе текста или в табличном процессоре. Чтобы спрятать столбец, выделяем его, затем выбираем соответствующую команду контекстном меню: 

Для того чтобы показать спрятанные поля, выбираем команду из контекстного меню отобразить столбцы и установить галочку на тех столбцах которые нужно отобразить. Появляется диалоговое окно Отображение столбцов, в котором активизируем нужные столбцы.

Замечания:

1. Изменения внешнего вида таблицы не сохраняются автоматически при закрытии таблицы. Пользователь может сделать это, нажав на кнопку Сохранить  на панели быстрого доступа рядом с кнопкой Office или при закрытии таблицы будет предложено сохранение.

2. Изменения внешнего вида таблицы не изменяют ее структуру. Иногда, в процессе проектирования и даже в процессе эксплуатации БД возникает необходимость изменения структуры некоторых таблиц.

Примечание: Эти изменения могут нарушить целостность информации в БД. Например, уменьшение размерности текстового поля может привести к частичной потере его значений, а удаление поля первичного ключа приведет к удалению записей из „подчиненной” таблицы.

В зависимости от характеристик связей, система Access может запретить определенные изменения структуры таблицы. В таких случаях изменение поля первичного ключа или внешнего ключа станет возможным только после удаления связи между таблицами, которую необходимо затем восстановить. Для изменения структуры таблицы ее необходимо открыть в режиме конструктора. Операции по изменению структуры таблицы подобны операциям по ее созданию.

В режиме конструктора допустимы следующие операции:

a) добавление нового поля;

b) удаление существующего поля;

c) изменение названия поля;

d) изменение типа данных и свойств полей;

e) установка первичного ключа;

f) удаление первичного ключа.

Характеристика Подстановка (закладка в свойствах полей) позволяет присоединить к полю таблицы раскрывающийся список. В этом случае пользователь сможет заполнять данное поле, выбирая нужное значение из списка допустимых. Содержание списка можно загрузить из поля первичного ключа таблицы, связанной с текущей, либо можно создать список фиксированных значений. 

Поле подстановок – это поле в таблице, значения которого загружаются из другой таблицы или из списка значений.

Ввод значений в поле подстановок существенно упрощается за счёт выбора данных из раскрывающегося списка и повышает производительность процесса формирования таблиц.

Для создания подстановочного поля можно воспользоваться Мастером подстановок. Для этого, в режиме конструктора в ленте выбрать команду Столбец подстановок.

В результате на экране возникнет первое окно Мастера подстановок. 

Мастер создает столбец подстановок, то есть список значений, из которых надо выбрать подходящее. В этом окне следует указать, что нужно вывести на экран: список значений из таблицы или список запроса, который пользователь сам будет заполнять по своему усмотрению; или будет введен список фиксированных значений. Затем нажать кнопку Далее.

Если был выбран первый вариант, мастер подстановок открывает следующее диалоговое окно.

Здесь пользователь определяет таблицу и/или запрос, значениями которых он будет заполнять поле подстановки. Теперь снова надо щелкнуть по кнопке Далее. Если вы передумали и хотите что-либо исправить в предыдущем окне, вернитесь к нему с помощью кнопки Назад или вообще отмените все предыдущие действия, щелкнув по кнопке Отмена.

В следующем окне вы должны определить объект-источник подстановки и указать те поля в этом объекте, из которых будут выбираться конкретные значения. Сначала пометьте их в левом поле с помощью кнопки с одной стрелкой, указывающей вправо (для каждого значения по отдельности), или с двумя стрелками (для всех сразу). Затем перенесите их в правое поле.

Теперь повторите те же операции с кнопками, что и в предыдущем окне. Нажмите Далее. В следующем окне предлагается выбрать порядок сортировки элементов списка. Допускается сортировка по возрастанию и убыванию, включающая до 4 полей. Сортировку можно и не устанавливать. Переходим Далее.

Следующее окно Мастера подстановок предлагает установить удобную ширину подстановочного поля. Нажимает Готово. Таким образом, устанавливаем подстановочное поле в режиме конструктора с помощью Мастера подстановок.

Вопросы для самопроверки:

1. Как можно работать с БД?
2. Что входит в содержание работ с БД?
3. Из каких основных элементов состоит интерфейс программы Access?
4. С какими основными объектами работает БД Access?
5. Как описать структуры таблицы?
6. Какие типы полей могут быть в БД Access?
7. Какими свойствами обладают поля в БД Access?
8. В каком режиме надежнее всего создавать таблицы в БД Access?
9. Что такое поле подстановок и как оно работает?
10. Чем отличается режим работы конструктор от режима работы макет?