Тема 6

Сортировка и фильтрация в СУБД MS Access. 

Создание отчетов в MS Access

Источник информации:

Учебник по информатике 12 класс, стр. 84, 109-112

Видеоматериал

Учебный материал

Вопросы:

1. Понятие сортировка и её виды.
2. Понятие и назначение фильтрации.
3. Специфика работы с разными видами фильтров.
4. Советы по использованию фильтров.
5. Понятие и средства создания отчетов в СУБД MS ACCESS.
6. Режимы работы с отчетами в СУБД MS ACCESS.
7. Разделы отчета в СУБД MS ACCESS.

Необходимость сортировки записей в БД может возникнуть при выполнении самых различных задач. Сортировать можно как числовые, так и текстовые данные. При этом текстовые данные сортируют в алфавитном или в обратном алфавитном порядке, числовые – либо в порядке убывания, либо в порядке возрастания.

Сортировка - указывается направление сортировки для данного поля - по возрастанию или по убыванию.

При работе с БД часто требуется ограничить отображаемую информацию. Существуют разные типы фильтров, и одни из них применяются только к одному типу данных, а другие — к нескольким. Возможность использования фильтров зависит от типа и значений поля.

Фильтрация – это отбор записей, удовлетворяющих некоторому условию (фильтру).

Остальные записи временно скрываются, пока фильтр не будет снят.

Существует три основных способа фильтрации.

Общие фильтры — такие фильтры всегда под рукой: вы можете выбрать нужное значение из фильтруемых данных или использовать готовые фильтры сравнения.

Фильтрация по выделению — такой фильтр подходит, если вы выбрали значение, по которому хотите отфильтровать данные.

Расширенный фильтр — позволяет лучше контролировать процесс, если вы хотите одновременно применить несколько фильтров.

Общие фильтры для большинства типов данных являются встроенными и обеспечивают базовую фильтрацию, зависящую от самих данных.

Чтобы выбрать по фильтру определенные значения, используйте список с флажками (1). В нем есть все значения, которые в данный момент хранятся в поле. Чтобы выбрать диапазон значений, щелкните фильтр сравнения и укажите нужные значения (2).

Применение общего фильтра. Щелкните на заголовок поля, которое вы хотите отфильтровать: в нижней части всплывающего меню появятся общие фильтры.

Примечание: Общий фильтр применяется только к одному полю. Чтобы отфильтровать данные по нескольким полям или элементам управления, вы можете применить фильтр к каждому из них по отдельности либо воспользоваться расширенным фильтром.

Советы по использованию общих фильтров:

1)      Чтобы отфильтровать список значений с помощью только одно или несколько значений, снимите флажок (Выделить все), установите флажок, а затем выберите значения, которые должны.

2)      Для фильтрации пустых значений (Показать записи там, где нет данных для поля, отфильтрованные), снимите (Выделить все), установите флажок, а затем установите флажок рядом с пунктом (пустые).

3)      Чтобы сделать общий фильтр менее точным, вы можете использовать подстановочные знаки. Например, звездочка (*) соответствует любой строке символов. Поэтому вы можете применить фильтр Равно к полю "Имя", используя строку*кат*, чтобы найти различные варианты имени "Екатерина".

4)      Чтобы использовать в фильтре подстановочный знак как обычный символ, заключите его в квадратные скобки.

Общие фильтры отсутствуют в некоторых ситуациях:

1.      Фильтры, зависящие от данных, недоступны для полей объектов OLE, вложений и логических полей.

2.      Список значений не выводится для полей Memo.

3.      Общие фильтры вообще недоступны, если не используется режим таблицы или разметки, либо представление формы или отчета.

Чтобы применить фильтр по выделенному значению, откройте вкладку Главная на ленте и в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Выделение. Раскроется список с параметрами фильтрации. Как и для общих фильтров, доступные варианты зависят от типа данных. Для фильтрации по выделенному значению можно также щелкнуть его правой кнопкой мыши.

Иногда вам может потребоваться применить фильтр, возможности которого гораздо шире того, что делают общие фильтры, и самостоятельно создать его условия. Для этого вы можете использовать расширенный фильтр — конструктор фильтров, похожий на конструктор запросов.

Убедитесь, что представление еще не отфильтровано. В строке переходов по записям проверьте, что значок Нет фильтра отображается затененным (недоступен). Если строка переходов по записям не отображается, нажмите кнопку Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная, и затем выберите команду Очистить все фильтры (если команда Очистить все фильтры недоступна, никакие фильтры не применены).

После того как убедились, что к данным в таблице никакие фильтры не применены можно использовать расширенную фильтрацию. Для этого на вкладке Главная в группе команд Сортировка и фильтр нажимаем на кнопку Дополнительно и выбираем расширенный фильтр.

В строке Условия отбора укажите условие для каждого поля. Условия применяются в виде набора, и отображаются только записи, которые соответствуют всем условиям в строке Условия отбора. Чтобы указать альтернативные условия для отдельного поля, введите первое условие в строке Условия отбора, второе условие в строке или и т. д.

СОВЕТЫ по использованию фильтров:

1) Весь набор условий в строке или применяется в качестве альтернативы для набора условий в строке Условия отбора.

2) Любое условие, которое должно применяться в обоих наборах условий, необходимо ввести как в строку Условия отбора, так и в строку или. Нажмите кнопку Переключить фильтр, чтобы увидеть отфильтрованные строки.

3)  Применение общего фильтра или фильтр на основе выбора, вычисляющая значение, который ближе всего к вам подходит, является хороший способ их написания условия. Отобразите с примененным фильтром к представлению, вкладка объекта фильтра.

4)  Чтобы полностью удалить фильтр, очистите его. После этого фильтр невозможно снова применить с помощью значка Без фильтра — его потребуется создать заново. Можно снять один фильтр с отдельного поля или все фильтры из всех полей в представлении.

5)  Очистка одного фильтра Щелкните отфильтрованный элемент правой кнопкой мыши и выберите команду Снять фильтр с имя_поля.

6)   Очистка всех фильтров на вкладке Главная группа Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно, а затем щелкните Очистить все фильтры.

7) Чтобы сохранить фильтр как запрос, а затем применять его к другим объектам, используйте расширенный фильтр: на ленте откройте вкладку Главная, в группе Сортировка и фильтр нажмите кнопку Дополнительно и выберите значение Расширенный фильтр. Настройте фильтр, как вы хотите, щелкните правой кнопкой мыши пустое место на вкладке Фильтр и выберите команду Сохранить как запрос.

Отчет содержит ту информацию из БД, которая должна быть представлена в виде итогового документа. Обычно отчет представляется в напечатанном на бумаге виде (в отличие от таблиц, запросов и форм, которые чаще всего отображаются лишь на экране дисплея).

Отчет – это форматированное представление данных, которое выводится на экран, в печать или файл.

Они позволяют извлечь из базы нужные сведения и представить их в виде, удобном для восприятия, а также предоставляют широкие возможности для обобщения и анализа данных. При печати таблиц и запросов информация выдается практически в том виде, в котором хранится.

В Microsoft Access 2007 для создания отчетов можно использовать различные средства:

1)    Простой отчет;

2)    Пустой отчет;

3)    Мастер отчетов;

4)    Конструктор отчетов.

Отчеты целесообразно выполнять с помощью Мастера или других указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить необходимые изменения можно в режиме макета или конструктора. Мастер отчетов - это запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции.

Режим макета — это более наглядный режим редактирования и форматирования (изменения) отчетов, чем режим конструктора. В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить изменения в отчете, то целесообразно применять режим конструктора.

Инструмент "Пустой отчет" позволяет создавать отчет с нуля в режиме макета.

Инструмент "Наклейки" создает для печати отчета почтовые наклейки.

Часто возникает необходимость представить данные в виде отчетов, которые имеют традиционный вид и легко читаются. Подробный отчет включает всю информацию из таблицы или запроса, но содержит заголовки и разбит на страницы с указанием верхних и нижних колонтитулов.

В MS Access 2007 отчет разбит на разделы. Разделы отчета можно увидеть только в режиме конструктора.

Назначение каждого раздела:

1)  Заголовок. Этот раздел печатается только в верхней части первой страницы отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заголовка отчета, дата или констатирующая часть текста документа, которые следует напечатать один раз в начале отчета.

2)  Верхний колонтитул. Используется для вывода данных, таких как заголовки столбцов, даты или номера страниц, печатающихся сверху на каждой странице отчета.

3)  Область данных, расположенная между верхним и нижним колонтитулами страницы. Содержит основной текст отчета. В этом разделе появляются данные, распечатываемые для каждой из тех записей в таблице или запросе, на которых основан отчет. Для размещения в области данных элементов управления используют список полей и панель элементов.

4)  Нижний колонтитул. Этот раздел появляется в нижней части каждой страницы. Используется для вывода данных, таких как итоговые значения, даты или номера страницы, печатающихся снизу на каждой странице отчета.

5)  Примечание отчета. Используется для вывода данных, таких как текст заключения, общие итоговые значения или подпись, которые следует напечатать один раз в конце отчета. Несмотря на то, что в режиме Конструктора раздел "Примечание отчета " находится внизу отчета, он печатается над нижним колонтитулом страницы на последней странице отчета.

Вопросы для самопроверки: