Формы в СУБД MS ACCESS
Источник информации:
Видеоматериал
Учебный материал
Вопросы:
- Понятие формы и средства её создания в СУБД MS ACCESS.
- Виды форм и режимы работы с формами в СУБД MS ACCESS.
- Особенности создания многотабличной формы в СУБД MS ACCESS.
- Ограничения доступа к данным через форму.
Форма позволяет
отобрать данные из одной или нескольких таблиц и вывести их на экран, используя
стандартный или созданный пользователем макет. При этом формы могут
воссоздавать привычные для конечного пользователя документы. Формы используются
не только для вывода данных из БД, но также (и, пожалуй, чаще) и для ввода
данных. Содержание формы изменяется пользователем в зависимости от стоящей
перед ним задачи.
Access
предоставляет возможность вводить данные как непосредственно в таблицу, так и с
помощью форм.
Форма в БД - это структурированное интерактивное окно с элементами управления,
в котором отображаются поля одной или нескольких таблиц или запросов.
Формы создаются
из набора отдельных элементов управления. Внешний вид формы выбирается в
зависимости от того, с какой целью она создается. Формы Access позволяют
выполнять задания, которые нельзя выполнить в режиме таблицы. Формы позволяют
вычислять значения и выводить на экран результат. Форма
может содержать графики, рисунки и другие внедренные объекты. Источником данных для формы являются
записи таблицы или запроса.
Форма предоставляет возможности для:
1) вводить данные в форму легче, чем в таблицу, и удобнее, так как в окне формы
отображается, как правило, одна запись таблицы;
2) разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в базе. Для ввода данных им предоставляются
разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу;
3) в большинстве
случаев информация для баз данных берется из бумажных бланков (анкет, счетов,
накладных, справок и т. д.). Экранные формы можно сделать точной копией
бумажных бланков, благодаря этому уменьшается
количество ошибок при вводе и снижается утомляемость персонала.
Формы в БД Access
можно создавать с помощью различных средств:
1) Инструмента Форма (для вода данных по одной записи за
раз).
2) Инструмента Разделенная форма (в верхней
части формы отображается таблица, а в нижней - форма для ввода данных в запись,
выделенную в таблице).
3) Инструмента Несколько элементов (записи
отображаются в виде таблицы, при этом каждая запись занимает отдельную строку).
4)
Инструмента Пустая
форма (создание в режиме макета).
5) Мастер форм (позволяет
создавать формы различные как по стилю, так и по содержанию).
6) Конструктор
форм (предназначен для создания формы любой сложности).
7) Сводная
диаграмма (создается форма с диаграммой, построенной Microsoft
Graph).
8) Сводная
таблица (создается форма Access, отображаемая в режиме
сводной таблицы Excel).
Формы, которые используют таблицы целесообразно выполнять с
помощью Мастера или указанных инструментов, а дорабатывать их, т.е. вносить
необходимые изменения, можно в режиме макета или конструктора. В Microsoft Access 2007 предусмотрено
два режима внесения изменений и дополнений в формы: режим макета и режим
конструктора.
Режим
макета — это более наглядный режим редактирования (изменения) форм, чем
режим конструктора. В режиме макета изменения выполняются фактически в реальной
форме, поэтому в этом режиме целесообразно выполнять более простые изменения,
связанные с ее внешним видом.
В тех случаях, когда в режиме макета невозможно выполнить
изменения в форме, целесообразно применять режим конструктора. Режим
конструктора предоставляет пользователю более широкие возможности для
редактирования (изменения) форм, в этом режиме можно добавлять поля,
настраиваемые элементы и составлять программы.
На вкладке Конструктор группа Элементы
управления предназначена для размещения в форме выбранных элементов и
содержит их стилизованные изображения.
Режим Формы
является "рабочим" для пользователя БД. В этом режиме осуществляются
просмотр и редактирование записей, удаление записей или добавление новых. Таким
способом пользователь работает с таблицей или запросом, являющимися источниками
данных для формы. Чаще всего пользователи приложений Access 2007 работают с
формами именно в этом режиме. В этом же режиме по умолчанию открывается форма
из окна базы данных. Если форма была открыта в другом режиме, то для перехода в
режим Формы выберите вкладку Главная, Режим или нажмите на стрелку,
расположенную внизу кнопки Режим на Ленте и в открывшемся списке выберите
элемент.
Многотабличная форма создается для
работы с данными нескольких взаимосвязанных таблиц. Причем форма может быть
построена как непосредственно на таблицах, так и на запросах, соответственно
источником записей формы может быть таблица или запрос.
Многотабличная форма может состоять из
главной формы и одной или нескольких подчиненных включаемых форм, т. е. быть
составной.
Подчиненная форма – это
форма, включенная в другую форму.
Подчиненная форма, как правило, строится
на основе таблицы, подчиненной таблице-источнику записей главной формы, т. е.
находится с ней в отношении 1:М. Подчиненная форма отображает данные из всех
записей подчиненной таблицы, которые связаны с записью главной таблицы, отображаемой
в основной форме. Многотабличная форма может не иметь включаемых форм. В этом
случае в форму кроме полей таблицы, на основе которой она строится, добавляются
поля из связанных таблиц, являющихся главными относительно основной таблицы
формы. В такой форме источником данных является запрос. Если форма создается
мастером, то он сам формирует запрос на основе выбранных таблиц. В форме
отображаются данные одной записи запроса, и поэтому она аналогично форме,
построенной на одной таблице, получила название одиночной.
К основным средствам создания
многотабличной формы относятся:
Ø мастер форм,
Ø конструктор форм
Ø перетаскивание
одной формы в другую.
Наиболее технологичным приемом создания
многотабличной формы средствами Access является первоначальное создание форм с
помощью мастера с последующей их доработкой в конструкторе. Мастер упрощает
процесс создания формы, т. к. автоматически выполняет большинство требуемых
операций. Мастер форм предоставляет возможность выбрать включаемые в форму поля
из нескольких взаимосвязанных таблиц, а также запросов. При этом может быть
построена форма со встроенной или вызываемой по кнопке подчиненной формой или
одиночная форма.
Замечание:
-
Полученная
с помощью мастера форма при необходимости может быть отредактирована в режиме
конструктора. Режим конструктора позволяет детально просмотреть структуру
формы, настроить любой ее раздел.
-
Настройка
внешнего вида формы и ряда ее свойств может быть выполнена в режиме макета.
Отображение в этом режиме данных формы позволяет при внесении изменений сразу
увидеть результат.
-
Некоторые
задачи удобнее выполнять в режиме конструктора, а не макета, некоторые могут
выполняться только в режиме конструктора.
Не менее распространенной является и главная кнопочная форма,
которая создается с целью навигации по базе данных. Эта форма может
использоваться в качестве главного меню БД. Элементами главной кнопочной формы
являются объекты форм и отчётов.
Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной
формы. Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно
использовать макросы. Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть
Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем в кнопочной форме
создают кнопки для вызова этих макросов.
Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм.
Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом, чтобы
пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять
определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных). Необходимо
отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки
возврата в главную кнопочную форму.
Ограничения
доступа к данным через форму:
1)
Защита данных
поля от изменений.
Для защиты данных поля от изменения
используется свойство Блокировка. Блокировка может быть установлена для любого
поля формы. Чтобы защитить поле, надо открыть форму в режиме макета или
конструктора, установить курсор в его рамке и с помощью контекстного меню вызвать
свойства поля. В окне свойств на вкладке Данные в строке Блокировка
выбрать Да. По умолчанию для всех полей в свойстве Блокировка
устанавливается значение Нет. После установки этого свойства поле
доступно только для чтения.
1)
Установка
ограничений на корректировку записей через форму.
Для того чтобы при работе через форму
записи были доступны только для чтения, следует в свойствах формы на вкладке Данные
в строках Разрешить добавление, Разрешить удаление и Разрешить изменение
задать значения Нет. Сделать записи доступными только для чтения можно
также, выбрав для свойства Тип набора записей значение Статический набор.
Указанные свойства могут устанавливаться независимо друг от друга. Например,
при запрете на изменение записей могут быть разрешены добавление и удаление
записей.
Замечания:
ü Свойство формы Блокировка записей определяет способы
блокировки записей при попытке двух пользователей одновременно изменить записи
в некотором наборе записей сетевой базы данных. Когда один пользователь
изменяет запись, автоматически может блокироваться только изменяемая запись или
все записи набора. При этом другие пользователи не могут изменять или только
одну запись или весь набор до завершения работы с ней первого пользователя.
ü Свойство Ввод данных при значении Да определяет режим формы, при котором
разрешен только ввод новых записей, просмотр существующих записей при этом не
доступен. При открытии формы выводится пустая запись, с которой можно начать
ввод новых записей. С вновь введенными записями можно выполнять все разрешенные
действия: удалять, изменять их. При новом открытии формы снова делается
доступным только режим ввода новых записей.
ü Защитить
содержимое всех полей подчиненной формы, сделав его доступным только для
чтения, позволяет свойство Блокировка,
установленное для подчиненной формы.
ü Чтобы защитить
данные подчиненной формы от изменений надо выделить соответствующий элемент,
открыть его свойства. В окне свойств выбрать вкладку Данные. В строке Блокировка
выбрать Да. При этом станет
невозможным изменение, добавление и удаление данных в полях подчиненной формы.
Кроме того, станет невозможным добавление новых записей.
ü Установка для
свойства Доступ значения Нет приводит не только к запрету на
любые изменения, но и невозможности перемещаться по записям, просматривать
записи за пределами рамки подчиненной формы.
Вопросы для самопроверки:
- Когда и как применяется формуляр в БД?
- Как можно создать формуляр в БД?
- Чем отличается режим конструктора от режима макета?
- Когда создаётся подчиненная форма в БД?
- Что такое главная кнопочная форма?
- Когда она нужно в БД?
Комментариев нет:
Отправить комментарий